Conseil québécois du théâtre
La gestion des archives des organismes culturels
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FORMATEUR

Marc Lebel possède une grande expérience en gestion de documents et d'archives dans les grandes organisations. Plusieurs petites organisations ont profité de ses conseils. Il occupe présentement le poste de chef de division et responsable substitut à l'accès aux documents à la Ville de Montréal. Pendant plusieurs années, Marc Lebel a enseigné la gestion des documents numériques à l'Université de Montréal et à l'Université du Québec à Montréal. Excellent communicateur et vulgarisateur, il a prononcé plusieurs conférences auprès d'associations professionnelles. Spécialiste en matières de gestion des documents numériques et des législations pertinentes, il favorise la mise en place de méthodes et de pratiques simples axées sur les besoins des organisations.


Date :  mercredi 11 février 2015, de 9 h à 16 h
Lieu : Salle de conférence du Conseil québécois du théâtre
460, rue Ste-Catherine Ouest, bureau 808, Montréal (métro Place des Arts ou McGill)
Coût : 45,99 $ (taxes incl.) (coût réel 174,42 $)

Pourquoi suivre cette formation?

Toute organisation produit des documents qui répondent à des besoins de communication, de coordination, de transfert de connaissance et de preuve. Quelques techniques simples permettent de réduire le temps nécessaire  à leur gestion et d’en tirer leur potentiel.

La majorité des documents est « dématérialisé » et sont conservés en  format numérique. Les fichiers Word et Excel remplace les documents papier. Les communications s’effectuent par courriel ou via le web et les médias sociaux. Ces nouveaux documents doivent également gérés selon quelques techniques.

La gestion des documents vise essentiellement leur repérage efficace et l’élimination des documents inutiles. Deux outils principaux permettent d’atteindre ces objectifs.

1-      Le plan de classification

Il s’agit de structure hiérarchique qui facilite le classement des documents, permet la constitution des dossiers complets et accélère le repérage des documents. Il existe quelques modèles géniques de plan de classification qui s’adapte facilement aux besoins des organisations. Ce plan de classification convient aux documents numériques et papier.

2-      Le calendrier des délais de conservation

Le calendrier les délais de conservation détermine la durée de conservation des documents. Il faut conserver les documents pendant le temps qu’ils sont utiles pour les besoins de communication, de coordination et de transfert de connaissance. Il faut également conserver les documents conformément aux différentes exigences légales afin de protéger les intérêts de l’organisme. Finalement, le calendrier identifie les archives historiques qui seront conservés en permanence,

Des calendriers modèles facilitent l’élaboration de délais adaptés aux besoins propre à chacune des organisations. Quelques normes de conservation des documents papier et numériques permettront d’assurer la  pérennité des archives.

Finalement, il faut profiter des opportunités afin de mettre en valeur les archives historiques et, par ce fait même, l’organisation qui les a produites.

Toutes organisations ont donc avantage à mettre en place les meilleures pratiques en gestion de documents.

Billet rédigé par Marc Lebel, chef de division et responsable substitut à l'accès aux documents à la Ville de Montréal

Résultats visés :
À la fin de la formation, le participant sera en mesure de :
  • Bâtir un plan de classification sommaire pour ses documents (papier et numérique)
  • Connaître les délais de conservation pour les documents-clés de son organisation
  • Connaître les principales dispositions des lois touchant les documents administratifs et pouvant affecter son organisation
  • Mettre en place une méthode de conservation préventive
  • Savoir utiliser ses documents d’archives pour mettre en valeur son organisation​

Clientèle visée :
Cette formation s'adresse aux travailleurs culturels et aux artistes qui souhaitent mettre de l'ordre dans leur paperasse !

Clientèle admissible : FORMATION DU VOLET ÎLE DE MONTRÉAL D'EMPLOI-QUÉBEC
Cette formation est accessible seulement aux professionnels travaillant ou résidant sur l’Île de Montréal. 

Date limite d’inscription : 4 février 2015
15 PARTICIPANTS MAXIMUM
 
Accédez au formulaire d'inscription


Cette  formation  est rendue possible grâce au support financier
d'Emploi-Québec et de Compétence culture (anciennement CQRHC)

   
Crédits
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